Aandachtspunten bij (electronisch) factureren

U mag zelf weten of u uw facturen digitaal of op papier verstuurt. In februari 2009 heeft de Belastingdienst de digitale en de papieren factuur aan elkaar gelijkgesteld.

De Belastingdienst stelt geen extra eisen meer als u digitale facturen wilt versturen. Natuurlijk moet uw klant digitale facturen ook willen ontvangen. En de digitale factuur moet aan dezelfde eisen voldoen als de papieren factuur.

De facturen dienen altijd de volgende basisgegevens te bevatten:

• uw volledige naam en die van uw afnemer; U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
• uw volledige adres en dat van uw afnemer; U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
• uw btw-nummer; Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
• uw KvK-nummer
• de datum waarop de factuur is uitgereikt
• een uniek volgnummer
• een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
• het aantal geleverde goederen of diensten
• de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
• het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw; Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
• het btw-tarief dat u in rekening brengt
• het btw-bedrag

Dit geldt ook voor al uw leveranciers. Facturen die hieraan niet voldoen mag u niet in de administratie opnemen.

Let ook op dat op de factuur op (bedrijfs)naam en adres van de onderneming moet staan.

In artikel 35a lid 1 sub e van de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de onderneming (conform vermelding KvK) vermeld moet zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, los van het feit hoe hij of zij de zaak noemt. In dat geval mag de factuur in plaats van de bedrijfsnaam ook op naam van de ondernemer staan.